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同時に多くの仕事をこなせるコロンビア大学式仕事術

投稿日:2019年5月7日 更新日:

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マルチタスクが良くないという話はよく紹介していますが、マルチタスクを効率的に行う方法はないのかと言うと一応あります。
どのようにして同時に多くの仕事をこなせばいいのでしょうか。

一時期マルチタスク仕事術が流行りましたが、現在の心理学では人間の脳は同時に一つの事しか処理することができません。ですから、たくさんのことを同時に行うと、ストレスも生じて作業効率も下がってしまいます。
基本的には一つのことに集中して行った方がいいです。

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とはいえ、普通に仕事をしていると、その一つの事に集中するのが難しかったり、これだけしていればいいということがあまりなかったりすると思います。物理的に一つのことに集中できない状況だということもあるのではないでしょうか。
そのような場合に、どうすれば多くのことをしても生産性を下げず、害を減らす事が出来るのかということを紹介します。

マルチタスクを使って逆に生産性を上げるには?

コロンビア大学の研究で、たくさんの違う種類の仕事を同時にこなしても、生産性が下がらないようにするにはどうすればいいのかということを調べてくれたものがあります。
実験では3つのパターンのマルチタスクに取り組んでもらい、生産性が落ちる時と落ちない時の差を調べています。

  1. 持ち時間の半分を一つの作業に割り振り、残り半分をもう一つの作業に割り振って作業を行ってもらう場合
  2. あらかじめ決められたタイミングで作業の切り替えを行ってもらう場合
  3. 自分の自由なタイミングで作業の切り替えを行ってもらう場合

1は、シングルタスクで、それが難しい場合に、切り替える時間を決めておいた2と、自由なタイミングで切り替えた3で比較しました。
行なってもらう作業は、いずれもクリエイティビティが試されるような問題を与えられています。独創的なアイデアを出す必要のあるものです。

結論としては、クリエイティブなアイデアが要求される作業に関しては、マルチタスクの方が成果が上がったということです。2の決められたタイミングで作業の切り替えを行ってグループの圧勝でした。
あらかじめ決められた時間に作業を切り替えるということを決めていたグループが、クリエイティブなアイデアをたくさん出すことができました

長く集中して出したアイデアは良いもの?

長く集中する方が良いアイデアが出ると言い張る人もいますが、実際はそう思い込んでいるだけです。当然簡単に一瞬で思いついたアイデアよりも、長い時間をかけてひねり出したアイデアの方がいいアイデアだと思い込みたいだけで、一つのことに集中しすぎてしまうと、自分が煮詰まっていることに気づけません。他の可能性をおざなりにしてしまって、自分が今考えているものが一番いいと考えてしまい、途中から、新しいアイデアを考えるのではなく、自分が思いついたアイデアが素晴らしいものだと信じるために、取るに足らないアイデアばかりを並べてしまうようになります。自分が最初に思いついたアイデアを正当化するようなアイデアしか出てこなくなってしまいます。
そのため、客観的な第三者の評価では、陳腐なアイデアだということが結構起こります。

真面目な人ほど、自分が新しく起業しようとか、新しい企画を考えようとした時に、こもって一生懸命考えようとしがちです。ところが、それを実際にプレゼンすると、よくあるアイデアだと否定され、しかも、発想が凝り固まってしまっているので、その否定を受け入れることもできなくなってしまいます。

新しい方法や視点を考えていく

自分がこれだと決めたものに対して作業を行う場合には、シングルタスクで行ったほうがいいですが、普通に会社で仕事をしている場合には、同じ作業をずっと行うことは辛いはずです。ですから、新しいアイデアを出して、少なくともその仕事を効率化したり、今までと違う方法でこなそうとすることが大事です。それができるようになると、ポジティブになれるし面白いことも思い浮かぶようになり、独立したり起業するときにもそれが役立ちます。

同じ作業をする場合であっても、新しい方法を見つけていくということがとても大事です。ところが、これがなかなか難しいということです。
シングルタスクになりすぎてしまい、目の前のタスク以外は自分の仕事ではないというような考えを持ってしまうと思考が固まり可能性に気づけなくなります。
かといって、自分で決めた時間で切り替えていくのであれば結構ですが、周りからの影響でマルチタスク過ぎると集中力が続かず、新しいアイデアも出てこなくなります。
自分がやらなくてはいけないタスクがいくつかあるのであれば、それを自分の決めた一定時間で切り替えていけば、効率を落とすこともなく新しいアイデアも出やすくなります

一定時間で強制的に切り替える

新しいアイデアが必要な場合には、使えるテクニックになるかと思います。
ポイントとしては、今集中できているなと思っている時でも、あえて切り替えるということが大事です。自分が決めた一定時間で強制的に自分がその時しているタスクから切り替えます。
新しいアイデアが出る時というのは、一生懸命考えた上で、何気なくトイレに行ったりシャワーを浴びている時だったりします。実際に、現代人の70%以上のアイデアはシャワーを浴びている時に出るそうです。
一歩引いた視点で考える事ができるように、一定時間考えたら違うタスクに強引に切り替えると、新しいアイデアが出やすくなります

1人でも会議でも認知の固着を避ける

何時間も集中出来ることは素晴らしいことのように見えるかもしれませんが、例えば、1日に10時間も集中出来る人がいたとしたら、10時間もの間一つの事しか考えられなくなり、新しいアイデアは出なくなってしまいます。
今の変化の激しいこの時代は、一つのことに集中出来るよりも新しいアイデアを出せる人の方が成功する時代です。一つのことに集中しすぎて発想が制限される「認知の固着」が起きることを避けたほうがいいです。

良いアイデアが必要な時には、意識的に自分の物事の考え方やアプローチを変える必要があります。そのためには、時間で区切っていくことが一番いい方法です。一定時間ごとにアプローチの方法を切り替えることが大事です。
一人の場合も会議の場合も、タイマーをセットしておいてその時間がきたら、それまで出ていたアイデアは記録だけしておいて、一旦なかったことにして、またゼロから違った角度で考えるようにしたほうがいいです。
人間は終わりがないと集中することができないということもありますので、タイマーを使うというのはいい方法かとも思います。
是非実践してみてください。

今回のおすすめ動画
無駄な焦りをなくし、余裕を作り出すシングルタスク入門
https://www.nicovideo.jp/watch/1522316285

Reference
https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S074959781630108X

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