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ありきたりなご挨拶メールを、人の心をつかむ武器に変える方法

2019年1月4日

DaiGo MeNTaLiST

「決まりきった挨拶やメッセージ」で相手をあなたの味方にする文章術をご紹介します。

皆さんはこういったメールやメッセージを見たことはありませんか?

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鈴木様

いつも大変お世話になっております。
XX社の吉田です。

本日はお忙しいなか、
お打合せのお時間を割いていただき、
ありがとうございました。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

XX社 吉田
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いかがでしょうか?

全く同じではなくとも、サラリーマンの方やビジネスをされている方なら、毎日のように見ているのではないでしょうか?こういった何気ないあいさつのようなメッセージは、お決まりの定型文になりがちですが、それは非常にもったいないことです。

ビジネスでは特に、「ここぞ」という提案が通るかどうかは、普段のコミュニケーションで相手の心をつかめているかどうかが物を言います。つまり、日々の何気ないメールやメッセージがとても重要になってくるのです。

著書でも紹介した文章術を利用して、ちょっとしたメッセージを、相手の心をつかむメッセージに変える方法をご紹介しましょう。

人を動かす7つの心理トリガー「あなただけの」

まず、どうしていわゆるお決まりの定型文では、人の心は動かないのでしょうか?

多くの人は、

  • 見慣れている
  • 特別感がない
  • 堅苦しい

など、いろいろなデメリットを思いつくかも知れませんが、一番の原因は「自分宛てのメッセージに見えない」ことです。

もういちど例文を見てみると・・・

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鈴木様

いつも大変お世話になっております。
XX社の吉田です。

本日はお忙しいなか、
お打合せのお時間を割いていただき、
ありがとうございました。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

XX社 吉田
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一見すると吉田さんが鈴木さんに当てたメッセージに見えますが、内容を見てみると・・・・

  • いつも大変お世話になっております。
  • 本日はお忙しいなか、お打合せのお時間を割いていただき、ありがとうございました。
  • 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

ほとんど読み手の鈴木さんと関わりのない文章になっていますね。もっと言えば、コピペして他の人にも使えそうな文章になっていますね。

脳は自分と関係のある・興味がある情報を無意識に集めてくれますが、自分と無関係な情報に関しては、無視してしまいます

ですから、定型文のような文章を書いてしまうと、相手にさっと読み飛ばされ、読まれたとしても、すぐに忘れられてしまうことが多いのです。

ではどうすればいいか?

ここで、人を操る文章術の7つの心理トリガー「あなただけの」の出番です。

簡単に言ってしまえば、「読み手のためだけに書かれた文章」に見えるようにしてしまえばいいのです。

例えば、

  • 相手の好きなこと(一般的でなければないほどよい)
  • 打ち合わせの際に話していたこと(具体的なこと)
  • 持ち物や服装など(こだわりの逸品があればそれに触れる)

ビジネスメールであれば、

  • 相手のためだけのプラン(特別感が出ればなお良い)
  • あなただけの特別な割引(信頼性のある理由をつけて)
  • 名前を3回以上呼びかける

を利用するのもよいでしょう。これを踏まえれば、最初の例文は、例えばこんな感じにすることが出来ます。

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鈴木様

本日は新規プロジェクトの打ち合わせにて、
お世話になりました。
XX社の吉田です。

鈴木様は○○の案件でお忙しいとお聞きしました、
そんなお忙しい中、お打合せのお時間を割いていただき、
本当にありがとうございました。

今回は、鈴木様に集客面での課題をご指摘いただき、
今後の計画がより具体的になりました。
加えて、SNSマーケティングについてのアドバイスもいただけたため、
よりよいプロジェクトを立ち上げることが出来そうです。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

XX社 吉田

(追伸)
私事ですが、私も鈴木さんと同じように、
ゴルフを趣味にしているのですが、
どうもアプローチがうまくいきません。

鈴木様は前回のコンペで、
3番ホールでチップインをされたとお聞きしました!
次回は、ぜひアプローチのコツも教えて下さい。
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いかがでしょうか?
かなり個人的なメッセージになり、読み飛ばしづらく、記憶に残りやすくなったとは思いませんか?

さらに相手のポジティブな話題や関心のあることにも触れているので効果は抜群です。

LINEなどのカジュアルなメッセージのやりとりや、慣れないうちにはあまり凝った書き方をする必要がありませんが、

相手に関係があることに触れる

名前を呼びかける

というのは、いつでも使えますから是非試してみてください。


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