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忙しくても時間が余る!インテル元CEOに学ぶ時間管理術

DaiGo MeNTaLiST

この知識はこんな方におすすめ

  • 仕事で忙しい方
  • 毎日忙しい主婦
  • 受験生や就活生

時間を上手に使うテクニック

今回は時間管理のテクニックについて紹介させてもらいます。
もちろん科学的にも同じような研究もありますが、今回は科学的な論文の話というよりは、どちらかと言うと、真似をしてみたくなる優秀な人たちがしている実践のテクニックについてです。

インテルの元 CEO でアンディ・グローブ氏という人がいて、この方が企業の戦略を作る時に使っていた面白い時間管理のテクニックを紹介させてもらいます。

企業の戦略に対して、時間管理のテクニックがどう必要なのかと疑問に感じる人もいると思います。

これは、時間をどう使っているのかということを知ると、将来の戦略を立てやすくなるというものです。

例えば、自分が今お財布にいくら入っていて、銀行口座にはいくら入っているのかということが分かっていなければ、何も考えず使っていていつのまにかお金がなくなってしまっていたとか、家賃が払えないというような問題が起きてしまいます。

ところが、僕たちは毎日時間をどのように使っているのかということを全く把握できていないという人が少なくありません。
実は、多くの時間を無駄なことに使っていて、自分にとって最も大切だと考えていることにほとんど時間を使っていないということが多いものです。

このような点を考えると、経営者も社員も、企業としても、どのように時間を使っているのかということをチェックすることによって、ある意味お金よりも大切なリソースである時間を有効に使うことができるようになります。

時間は誰もが同じ24時間しか持っていません。
その限られたリソースをいかに大切なことに使い、そうではないことに対してはいかに時間を使わないようにするかということが重要になります。

それを可能にするには、自分がどのように時間を使っているのかということを把握することが必要だとアンディ・グローブ氏は言われています。

というわけで、今回はアンディ・グローブ流の時間管理のテクニックをご紹介して、僕が実践している方法や心理学的なテクニックも組み合わせて、皆さんが自宅にいてもできる時間管理のテクニックを解説できればと思います。

これは主婦の方が実践してもとてもいいと思います。
受験生や就活生にも使っていただきたいですし、おそらく、時間を有効に使いたくない人はいないと思いますので、ほぼ全員に対して参考になるであろうテクニックです。

ステップ1:24時間を記録する

これは非常にシンプルなものですが、とても強力なテクニックです。
アンディ・グローブ氏が言うには、まず自分の24時間を把握することが必要です。それを1週間続けるということが最初のステップです。

皆さんは自分の24時間がどのように使われているかということを知っていますか。
ポイントとしては、これをあやふやな記憶に頼らないということが重要になります。自分でちゃんと記録をつけるということをしてください。

例えば、家の家事のことをするのであれば、洗濯にどれぐらいの時間を使っていて、食器の洗い物にどれぐらいの時間を使っているのかとか、あるいは、勉強にどれぐらいの時間を使っていて、動画を見ることにどれくらい時間を使っているのか、ということを明確にします。

それを調べた上で、その使った時間が、自分に対してどんなリターンをもたらしてくれているのかということを考えます。

要するに、お金と同じで、使った時間に対して、どれぐらいのリターンを手に入れているのかということを1週間かけて毎日調べましょうというのが最初のステップです。

具体的にどのようにこれをすればいいのかというと、僕はいろいろなアプリを試してみたりもしましたが、最終的に一番良かったのは、Google スケジュールなどスマホにも入っているスケジュールアプリを使う方法でした。

自分が何か新しい作業をする際には、それをスケジュールに入れるようにします。スケジュール帳などに入れていった方が簡単で早いと思います。
自分が行動を切り替える時には必ず記録をする癖をつけます。

このようにスケジュール帳などを使って自分の時間の使い道を把握するようにするか、簡易版として、1時間ごとにスマホのアラームなどをセットして、その時間に何をしていたのかということを書き込むという方法もあります。
このどちらかがいいと思います。

おすすめとしては、自分が何か行動をする時にはそれを記録するという方法がいいかとは思います。
最初はとても面倒ですし、途中でやる気がなくなることもあると思います。

なぜかと言うと、実は自分がとても無駄なことに時間を使っているということが分かるので嫌になってきます。
ですが、そんな人ほどしなくてはいけないことなのでぜひするようにしてください。
1週間ぐらいでいいと思いますが、僕のおすすめとしては2週間ぐらいはしたほうがいいと思います。

まずは、自分の24時間がどのように使われているのかということを記録して把握しましょう。

これをすることによるもうひとつのメリットもあり、行動を始める前に記録することで、自分がこれから何をするのかということを意識することができるようになります

例えば、自分が無駄にダラダラとスマホを触ろうとしたとしたら、だらけても構いませんが「だらける」と記録してください。
そうすると、それを記録している間にバカらしくなってきて、もう少しだけ勉強しようかなと思い直すこともできるようになります。

記録することによって時間の使い方を把握するということも大切ですが、自分の時間の使い方を記録するだけでも、人間の自制心は高まりますので時間を上手にコントロールすることができるようになります。

ですから、アンディ・グローブ氏は1週間記録することを勧めていましたが、僕はずっと続けてもいいと思います。
ただ、どこかで切らないと自分の時間がどのような配分で使われているのかということがわからないので、1週間から2週間ぐらい記録してチェックしてみてください。

ステップ2:無駄な時間と上手に使えている時間を比較する

そして、この24時間の記録をしたら、自分の使っている時間を計算してください。
例えば、読書に週〇時間使っていて、勉強に〇〇時間使っているというように計算します。

これはアプリで自動でできるものもありますが、僕はスケジュール帳で行ったほうがいいと思います。
なぜかというと自分に向き合えるからです。
例えば、火曜日と水曜日はこんなことに時間を使いやすいなとか、向き合うことができるので、自分でスケジュール帳から計算したほうがいいと思います。

やりたいことに使った時間と無駄なことに使った時間を比べてください
これに関しては、いろいろな心理学的なテクニックもありますが、よく言われるのは、人間の人生をより良いものにしてくれるBIG4 という要素があり、幸福感(その活動から幸せを感じたのか)・達成感(どれぐらいやり遂げた感覚があったのか)・存在意義(自分の価値観に沿ってやるべき目標にチャレンジできたのか)・成長(自分、もしくは他人の成長に繋がることなのか)というものです。

このBIG4 の要素にそれぞれ何時間自分が時間を使っているかを書き留めましょうとされています。
ただ、これは難しいと思いますので、基本的には自分の価値観でもいいと思いますが、僕のおすすめとしては3つでいいと思います。

幸せを感じる活動だったか?

達成感を感じる活動だったか?

人間関係を充実させる活動だったか?

この3つに対してどれぐらいの時間を使ったのかということをチェックしてもらい、それから、無駄に使われている時間はどれなのかということを調べてください。

この分け方は人それぞれです。
例えば、「【神回確定】自分を知る6つの質問と価値観リスト~ニューメキシコ大学研究から」を参考にしてもらい、自分がどんなことに人生を使いたいのかということを見極めてから行ってもらってもいいと思います。

<参考>メンタルブログ

【神回確定】自分を知る6つの質問と価値観リスト~ニューメキシコ大学研究から

自分が時間を使いたいと思っていることをピックアップして、それに対して時間を使うようにするという方法でも構いませんし、BIG4 の要素で時間を区別してもいいと思います。

自分なりにしてもらって構いませんが、大切なのは、自分のその使った時間が何の為になったのかということを書き出して、それをカテゴライズして何%を何に使っているのかを見えるようにすることです。

それぞれ自分なりに決めてもらい、やりたいことに使った時間と無駄なことに使った時間を比べます。

これをすると、ひどい人は1日の70%や80%を無駄に使っているという場合もあります。
それを見極める為ですから、価値観などで分けることが面倒だという方は、その行動からリターンが得られた時間とリターンが得られない時間の2つに区別してもらっても構いません。

その比率を比べて、自分がいかに時間を無駄に使っているのかということをまずは把握してください。
これが2つ目のステップです。

ステップ3:ホットスポット探し

そして、3つ目のステップですが、ここがとても重要で、これがアプリではなくスケジュール帳をおすすめする理由でもあります。

ホットスポット探しが3つ目のステップです。
物事には全て最も重要なポイントが必ずあります。
例えば、ウイルスであれば感染が最も広がりやすいクラスターですし、仕事のホットスポットであれば、よく80対20の法則と言われるように、自分の労働時間の20%が収益の80%を生み出していて、残りの80%は対して収益につながっていないと言われます。
この大事な20%もまさにホットスポットです。

どこに集中すると一番リターンが大きいのかということを時間で把握するというものです。
だから、スケジュール帳で行う方がいいということです。

みなさんがこのホットスポット探しのためにすることは2つです。
まず、時間を最も浪費しやすい時間帯・場所・条件は何なのかということをチェックしてください。
そして、時間を最も上手に使うことができている時間帯・場所・条件は何なのかということをチェックして下さい。

つまり、時間を無駄に使いやすいホットスポットと時間を有効活用しているホットスポットの2つを比べることによって、自分の時間の無駄を減らして、自分が時間を有効に使うことができる時間帯や環境や場所を把握しようというのが、この3つ目のステップです。

これがとても大切です。
例えば、人間関係のために使っている時間がとても少なくて、自分の成長や達成感のためばかりに時間を使っているとなったら、少し他の時間を減らして、人間関係の充実のために時間を使おうということでもいいと思います。

仕事が忙しいという人であれば、達成感を感じることには時間をとても使っているけれど、人間関係に時間をほとんど使っていなくて、家では無駄にしている時間が結構多いということに気づけば、その無駄な時間を減らして人間関係のための時間を増やそうとか考えることもできます。

このようにどこの無駄な時間を減らして、その時間をどこに配分するのかということが、時間を無駄にしているホットスポットを理解することによってできるようになります。

ポイントとしては、そんなホットスポットの中でも、無駄に時間を使いやすいホットスポットの行動パターンを知ることが大事です。
これを知ることができれば、無駄な時間を費やしてしまう行動をかなり避けることができます。

例えば僕の場合であれば、僕が一番時間を無駄に使いやすいのは、炭水化物を摂った後にぼんやりしたり眠くなることが結構あったり、とても疲れた日の夜には翌朝起きてからすればいいのに本を読み始めたり映画を見たくなったりしてしまいます。

自分がこういう時に時間を無駄に使いやすいということを理解しておけば、それを未然に避けることができるようになります。
自分の時間の無駄が起きやすい自分の体調や周りの環境などの条件も含めて、ホットスポットを知るということがとても重要になります。

ですから、無駄な時間とそうでない時間をスケジュール帳を見ながら区別したら、その無駄な時間の前後で何が起きていたのかということや、その無駄な時間を使ってしまった理由は何なのかということまで書き込んでおくと、ホットスポットを避けることができるわけです。

これだけでもかなり時間の無駄は減ります。
時間の無駄というものは、今から自分が時間を無駄にしようとしているということに気づくことができれば止めることができます。

ですから、まずは無駄な時間を使うホットスポットを探しましょう。

そして、嫌なところばかり探していると気が滅入るとも思いますので、自分が時間を上手に使うことができているホットスポットも探すべきです。

例えば、自分が1日の間のどのような時に最も成果をあげることができているのか、どんな時に達成感を感じることができているのか、あるいは、それは会社で起きているのか自宅で起きているのか、それとも特定の条件によって引き出されているものなのか、ということをチェックします。

最近僕はノルウェー式のHIITというものをしていますが、これをかなりの頻度でするようになったのは、このホットスポット探しをした際に、朝にとてもしんどい運動を行った日は、一日中活力がみなぎっていて集中力が途切れなかったということが把握できたからです。

逆に、ネガティブなホットスポットとして分かったのは、コロナの問題が始まる以前にフランスに行っていて、その際に寒すぎるということと移動が多かったということが理由で運動不足になってしまいました。
そうなると集中力がとても落ちて、日本に帰ってからもなんとなくやる気が出ないというような状況になりました。

それで運動量を増やしてみたところ、運動量が上がっている日に関してはとてもやる気が出ていました。
かなりやる気に違いが現れていたので、僕のホットスポットは運動直後か朝に激しい運動をした日で、いい時間の使い方ができる条件だということが分かったわけです。

このように何かしらの行動が皆さんの時間を上手に使うホットスポットになるというパターンもあります。
ですから、記録をして法則を見出すということがとても重要です。

これにより、無駄な時間のホットスポットの原因をできるだけ少なくして、自分の時間を上手に使うことができたホットスポットをできるだけ再現できるようにします

例えば僕の場合であれば、できるだけ同じ時間に運動するようにしてみるとか、運動ができないような場所でもできるだけ運動ができるように、いつも持っているバックの中にバービージャンプをする際に使うグローブを入れておくとかして、 自分の時間を上手に使うことができるホットスポットを再現できるように状況を整えます。

このようにしていただけるとかなり時間を上手に使うことができるようになります。
これはゲーム感覚で行ってください。
義務感などが出てしまうとやる気もなくなり続かなくなるので、ゲームのように楽しみながらしていただいて、自分の上手に使えた時間と無駄になった時間の比率を比べながらしていただければはかどると思います。

これは結構忙しい経営者たちも実践している方法です。
経営者たちは忙しくなろうと思えばいくらでも忙しくなれてしまうものですから、そうならないために、例えば、1週間の間に家族と何回食事を一緒にすることができたのかということを自分の忙しさのバロメーターにしたり、自分が時間を無駄にしてしまうホットスポットが出張だということが分かった経営者は、その出張を減らすために航空会社のマイレージカードのプラチナランクを失うということを目標にしたりしたそうです。

ぜひ皆さんもまずは1週間時間を記録するということと、リターンのあった時間とリターンのなかった時間の比率を比較するということ、そして、ホットスポットを探すという3つを実践してみてください。

限られた時間を上手に使うために

今回のおすすめの動画としては、時間の使い方について紹介しましたので「焦りと時間ストレスから自由になる超時間術」を紹介しておきます。

これは、1週間に皆さんの自由な時間を40時間増やすためには、どうすればいいのかということを解説した内容になっています。
本当に時間の使い方次第で自由な時間が40時間生まれますので、ぜひチェックしてみてください。

今回時間の使い方について記録することが大切だと紹介しました。
自分の時間を記録する以外にも、自分の感情を記録したり自分の悩みを記録したり、実は、いろいろなものを人間は記録した方がいいということが分かっています。
記録というものはその行動だけで僕たちのメンタルを変えてくれるものです。
どのように何を書けばどんな効果があるのかということが様々な研究からわかっていますので、そんな方法をまとめた『人生を変える 記録の力』をまずは今回のおすすめの本として紹介しておきます。

そして、時間を上手に使えるようになるための本として、『SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる』も紹介しておきます。
目の前の1つのことに集中して、勉強や仕事を次々と終わらせるためのテクニックが解説されています。

スマホやネットで時間を無駄に使ってしまうという人も多いと思います。
そんな方におすすめなのが、『デジタル・ミニマリスト: 本当に大切なことに集中する』です。

今ミニマリストが流行っていますが、ほとんどの人がものがなくてもやることがなくても時間を無駄に使ってしまいます。
なぜかというとスマホがあるからです。
とはいえスマホを手放すわけにもいかないので、どうすれば、そのスマホの呪縛から逃れられるのかということが解説されています。
ぜひチェックしてみてください。

焦りと時間ストレスから自由になる超時間術

今回のおすすめ本
実務教育出版
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リサーチ協力の鈴木祐さんの論文解説チャンネルもオススメです
Supported by Yu Suzuki  https://ch.nicovideo.jp/paleo

本内容は、上記の参考資料および、動画を元に考察したもので、あくまで一説であり、真偽を確定するものではありません。
参考:Eric Barker(2017) Barking Up the Wrong Tree: The Surprising Science Behind Why Everything You Know About Success Is (Mostly) Wrong

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