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無能だと思われるメールの特徴TOP3

この知識はこんな方におすすめ

  • 社内での評価を上げたい
  • 取引先からの評価を上げたい

無能と思われる3つのメールの送り方

特に仕事ではメールを送ったりすることも多いと思います。
そのメールで絶対にしてはいけないことがあります。
もしそれをしてしまうと無能だと思われてしまうメールの送り方があります。
今回はそんなメールの送り方について3つのポイントを紹介させてもらいます。

有能と思われるか、無能と思われるか、これは結構重要なポイントです。
仕事での評価というものは頑張っている人が評価されるわけではありません。
評価される仕事の仕方と頑張っている人の仕事の仕方は別です。
有能で評価もされる仕事の仕方をする必要があります。

そんな社内評価を高めるための心理学についてはこちらの動画も参考にしてみてください。

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メールの送り方ぐらいで無能だとは思われたくないはずです。
一体どんなことに注意してメールを送れば良いのでしょうか?

ポイント1 :メールに笑顔の顔文字をつけてはいけない

メールに顔文字を使うと無能だと思われるという研究があります。

まさか上司に対して顔文字を使う人はいないでしょうが、今ではメール以外でもメッセージのやり取りをすることが結構あると思います。
取引先とのやり取りやこれから仕事上の付き合いをする可能性がある人とのやり取り、あるいは、同僚とのやり取りの中で、顔文字やスタンプを使うこともあると思います。
これは能力が低いと思われているかもしれません。

ある程度親しくなったりしたら、顔文字やスタンプも使った方が距離感が縮まったような感じがすると思います。
相手に温もりを感じさせることができるので、その温もりや温かみが相手に良い影響を与えると考えて使っている人が結構多いと思います。

例えば、若い世代の人に対して親近感を持ってもらいたいと年配の世代の人が顔文字やスタンプを使ってメッセージを送っていたりします。
これは無能に思われます。
しかも、温かみがあるとかいい人だとは全く思われません

参考にしている研究では、29カ国549人の人を対象にメールのやり取りについて調べています。
それによると、どのような関係性やお互いの立場であっても、仕事上のやり取りで顔文字を使うと、良い印象を与えることはなく、それはむしろ無能さを印象づけてしまうということが示されています。

研究では大量のビジネス上のメールや DM をチェックしてみたところ、絵文字が含まれているメールと含まれていないメールで比べると、絵文字が含まれているメールにはどうでもいい内容が多く、含まれていないメールにはより詳細な共有するべき内容が多かったということです。

つまり、絵文字を使う時にはわざわざ送らなくてもいいような内容を送っていることが多いわけです。
これが無能さを印象づけることに繋がっているのではないかとされています。

年齢や性別、上下関係や立場に関わらず、特に初期のやり取りでは顔文字や絵文字の利用はやめておきましょう。

ポイント2 :用件のみのメールもダメ

顔文字や絵文字の利用は良くないと言われると、用件だけを端的にスマートに伝えればいいと考える人もいると思います。
これも実際には印象が良くないようです。

よくあるビジネスマナーでは、メールでは要件を端的に結論から伝えるべきと言われます。
これは実際にはダメです。

実際には、「温かみを感じさせる言葉」で「伝えたい用件」を挟んだメールが一番印象が良くなるとされています。

例としては、

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全体としてとても簡潔にまとめていますが、ほんの一行でもいいので用件を温かみのある表現で挟むということです。

研究では、このようなコミュニケーションが多い職場は、チームワークがとてもよく、お互いに助け合う関係が成り立っていて、メンタルを病む可能性も非常に低かったということが確認されています。
能力が高い人が自然と集まる職場だったそうです。

一方で、この温かみのある表現で挟むことがなく、用件だけを端的に伝えている職場はギスギスしていて、無駄な権力争いや足の引っ張り合いが行われていたということです。

ですから、顔文字や絵文字は使わない方がいいですが、温かみのある表現で用件を挟むというのが重要になるということを覚えておいてください。

ポイント3 :能力は温かみの後に

これが結構重要なポイントになります。
自分の能力は温かみの後に伝えるようにしましょう

これは「温かみと能力の保証効果」と呼ばれるものですが、人間というものは、「この人はいい人だ」「温かみのある人だ」という印象よりも先に能力を示されると「冷たい人だ」と感じるバイアスがあります。

皆さんが自分の能力を相手に示したいのであれば、まずは温かみのあるいい人だと思われてから能力を示してください。
それがない状態で能力を示すと冷たい人だと思われてしまいます。

これは組織内でも取引先とでも気をつけておかないとやばいことが起きます。
上司と部下の関係であれば、上司というものは能力があっても冷たい部下のことを超冷遇します。
能力がなくて冷たい部下よりも能力はある冷たい部下が上司から目の敵にされます。

ですから、実際には能力があるのに無能なレッテルを貼られてしまいますので、この辺りにも気をつけておく必要があると思います。

まずは温かみのアピールです。
その後に用件を伝えて能力を示してください。
最後にまた暖かみのアピールです。
これを覚えておいてください。

今回は仕事上の印象を無駄に下げない方法について紹介させてもらいました。
職場の評価というものは、皆さんの頑張りとは無関係であることで決まるということがわかっています。
そんな社内評価を高めるための心理学については、おすすめの動画もチェックしてみてください。

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参考:https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/1948550617720269

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