最強のToDoリストの作り方を紹介します。
皆さん、ToDoリストやスケジュールは作りますか。僕も挫折をしてきましたが、うまくいった試しはありますか？
あることをすると、ToDoリストの達成率が大きく上がり、仕事がはかどるようになるということが分かっています。
偶然性プランニング
ロンドンビジネススクールが発見したテクニックで、偶然性プランニングというものがあります。
当たり前ですが、ToDoリストを作った方が、モチベーションも上がりますし集中力も上がるということが分かっていま す。具体的にやるべきことが明確になっている方が、仕事は進めやすいものです。
どのように計画を立てたりToDoリストを作れば、最も人間のモチベーションが上がり仕事がはかどるのかということをロンドンビジネススクールの研究で調べてくれています。
187人のビジネスマンを対象に、全体を2つのグループに分けました。
よくあるToDoリストで管理をしたグループ
ToDoリスト＋偶然性プランニングを行ったグループ
この偶然性プランニングを行うことによって、皆さんが普段おこなっているようなToDoリストや時間管理のテクニックが、どれぐらい有効に機能するようになるのかということを調べたものです。
いわゆるToDoリストを作ったり、タスクの優先順位をつける、カレンダーやスケジュール帳で時間やタイミングを指定するということをすると思いますが、基本的に時間管理のポイントとしては・・・
- やるべきことを明確にすることと
- 優先順位をつけること
- タイミングを指定すること
この3つです。
これが大前提ですが、これに加えて、偶然性プランニングというものを行いました。
偶然性プランニングというものは、例えば、上記の1から3を行って明日の行動予定が明確になったとして、その後に、明日どのような邪魔が入るか、この仕事を進めている間に誰が邪魔をしてくるか、どのような邪魔が入ったらこの仕事が進まなくなるのか、というようなことを考えます。その邪魔を考えて、それに対する対応策もあらかじめ考えておきます。
誰かに邪魔されるとか、偶然のトラブルだけでなく、僕の場合は、どちらかと言うと自分のモチベーションの方が障害になる場合が多いので、自分のモチベーションが下がってしまった場合の対応策も用意しておきます。
自分の特性に合わせて、自分のやるべきことを妨げることが起きた時に何をするかということをあらかじめ決めておくのが、偶然性プランニングです。
自分のやるべきことの妨げになりそうなことを書き出して、それに対する対策を作るというだけですが、これを各グループに2週間行ってもらいました。
研究チームは、参加者等の生産性やモチベーションを様々な方法でチェックして、偶然性プランニングを使った場合とそうでない場合で、どれくらい達成率に差が出るのかという事を調べました。
その結果、仕事に対する邪魔が入らない場合はどちらのグループも生産性もモチベーションも差はありませんでした。
ところが、仕事に対する邪魔が1日の仕事量の20%程度になると、普通のToDoリストだけを使ったグループは生産性が大きく低下しました。
不測の事態にも淡々と仕事を進められる
おそらく皆さんも経験があると思いますが、ToDoリストに沿って順調に仕事を進めていたのに、よくわからない会議や意味のない立ち話に邪魔をされたり、トラブルに巻き込まれたことで、自分の計画が達成できないということが分かるとやる気がなくなってしまうと思います。
ですが、このような全体の仕事量の20%を超える邪魔が入ったとしても、偶然性プランニングを使っていたグループはモチベーションや生産性の低下がありませんでした。不測の事態が起きたとしても自分の生産性を保つことができたということです。
僕たちが集中力が切れたりやるべきことができなくなる時というのは、想定できていないことにより中断が起きた時です。
ガチガチに決めた予定というものは失敗を想定できていないので、些細な失敗でも気づくことができなかったり、それでやる気をなくしてしまう人が多いものです。
ところが、あらかじめ対策をリスト化する偶然性プランニングを行っておくと、予期しない中断が起きたとしても、無駄にイライラしたり自己嫌悪に陥ることなく、本来やるべき事に戻ってくることができるようになります。
予定に対する邪魔は入るもの
このような邪魔というものは必ず入るものです。この偶然性プランニングはほとんどの人に使えるテクニックだと思いますので、是非実践していただけたらと思います。
僕の場合は、夜寝る前に翌日のToDoリストを作っておくと睡眠の質が上がりストレスも低下するという研究がありますので、必ず前の日の夜にToDoリストを作るようにしています。
この時のポイントはタスクとタスクの間です。このタスクとタスクをできるだけ続けて早く終わらせたいわけですが、このタスクとタスクの間に得てして中断が起きるので、ここに邪魔が入るとしたらどんな物が入るのだろうかと予測して書き込みます。そして、その時の対処方法や代替案を考えて書き込んでおきます。中断を想定し簡単に書き込むだけで結構です。これだけで翌日の生産性や作業効率が下がらないようになります。
計画倒れしやすい人のためのおすすめ動画
できなかったことをできるようにする「科学的に正しい計画」の立て方
▶︎https://www.nicovideo.jp/watch/1523642693
Researched by Yu Suzuki https://ch.nicovideo.jp/paleo
Reference：https://psycnet.apa.org/record/2017-52058-001
