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仕事が終わらない人の3つの特徴

投稿日:2019年3月27日 更新日:

仕事が終わらない人の3つの特徴

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この3つのことをよくしている人がいたら、仕事が終わらない、できない、あるいは、その人に仕事を任せるとろくな事にならないというお話です。

仕事が終わらない人の3つの特徴

1. チェック回数が多い

なんでもかんでもチェックしようとします。メールや SNS のチェックする回数も異常に多いです。一度チェックしたことも頻繁にチェックしようとします。

2. 習慣性のない細切れの予定が多すぎる

この週のこの時間はこれをやるというように決めていけばいいものを、いちいち打ち合わせの時間がずれていたり自分にとって大事なことをする時間もずれているというように習慣性のない行動が多すぎて、細切れに空いているところに次々と予定を入れる人です。

3. 短絡的な逐次行動

メールや電話も思いつくままにするので無駄に頻度も増えて忘れることも多くなります。まとまりのない行動をする人です。

この3つが多い人は・・・

何か物事を達成しようとしたらそこには計画があり、一つ一つ階段を上るプロセスがありその先に結果があるはずなのに、チェック回数が多いのでいつまでたってもその階段さえ登りません。
習慣性がないので毎日毎日積み重ねていくことで達成することができる大きな目標や計画を立てることはできません。細くて優先順位の低いような仕事ばかりをこなすようになります。
電話や連絡もまとめることができず事前確認も不足しているので無駄なやりとりばかりが増えます。

生産性も落ちて仕事も楽しくなくなってしまう

仕事が終わらないだけではありません。
仕事が終わらない上に、大きなストレスになり生産性は落ちるし仕事自体も嫌いになってしまいます

僕がメールをチェックする回数が多い人は仕事ができないと言ったとします。そうすると、私はお客さんと連絡を取る必要があるからこまめにメールをチェックしないといけないし、返信も早いから仕事も任せてもらえているし仕事も進むという人がいますが、これも嘘だということが分かっています。

ブリティッシュコロンビア大学の研究で判明したことですが、メールを確認する回数が多くなればなるほどストレスが激増し生産性は下がり仕事ができない人間になっていくということが分かっています。
頻繁なチェックは今はいいかもしれませんが、それは徐々に確実に皆さんの生産性を削っているということです。いつか後悔することになってしまいます。

実際の実験では、被験者を2つのグループに分けて、

  • Aグループ:メールチェックを1日に3回までで全ての通知を切ります
  • Bグループ:メールチェックは好きなだけして通知もそのまま

2週間後の結果を見るとメールの回数を制限した A グループの方が B グループに比べて、大事な作業をしている時の緊張感が減少し毎日のストレスが和らいで、さらには、仕事以外の日常の幸福感まで向上する傾向が確認されています。
僕たちはメールのチェックを増やせば増やすほど、大事な作業に対する緊張感がアップしミスをしやすくなります。しかも、チェックの回数が増えれば増えるほどストレスは溜まってしまい新しいことにチャレンジすることもできなくなってしまいます

皆さんがもし今悶々としていて新しいことに挑戦できないとか、将来のためにやらなくてはいけないことやしたいことがあるにも関わらず行動できないということなら、もしかしたら、メールや SNS のチェックにより緊張感とストレスが無駄に高まってしまっていることが原因かもしれません。
大事な作業をしている時にもリラックスしている方が新しい発想も浮かびやすくなります。ですから、自分の未来を決めるような大事な時にはリラックスしていた方が良いです。

この実験では、メールを自由にチェックしたグループはストレスが激増したのはもちろん、生産性も上がり仕事ができない人になってしまいました。メールをチェックする頻度を増やせば増やすほど仕事ができない人間になってしまいます
ですから、時間を決めてその時間にだけチェックするようにしたほうがいいです。

マルチタスクの害

なぜメールのチェックの回数が増えると良くないのかというと、マルチタスクになっているからです。
マルチタスクとは、脳が同時に複数のことを同時に処理することですが、このマルチタスクを生む一番の原因がスマホです。

皆さん1日にスマホ何回チェックしていると思いますか?
皆さんは平均で1日150回もスマホをチェックしています。そのほとんどが SNS です。
現代人の集中力は平均で1分15秒です。わずか75秒しか一つのタスクに集中してそれだけにまっしぐらになることができないということです。
スポーツをしたり一つの事に夢中になれる時間がないとどんどんメンタルは病んでしまいますし生産性も下がる上にストレスはどんどん溜まっていきます。
僕たちはひとつのことに集中できている方がストレスは溜まらないものです。
実際に幸福度に関する研究でも、自分が何かに没頭できる時間が長ければ長いほど幸せになるということが分かっています。

少しぐらいスマホの通知で邪魔されても自分は集中できるという人もいるかもしれませんが、それも嘘です。
人間はわずか2.8秒邪魔が入るだけでも集中力が途切れます。これはミシガン州立大学の研究でたった2.8秒作業が中断するだけで作業速度は半分以下まで低下し、4.4秒中断すると作業速度は1/3まで一気に落ちるということが分かっています。そして、そこから作業速度が元のレベルに戻るまでには25分もかかってしまいます。

マルチタスクの害としては、マルチタスクは皆さんの生産性を40%ダウンさせます。
生産性が40%ダウンすると今できる仕事や今目の前でやっている仕事の生産性が下がるので40%も成果に結びつきづらくなります。さらに作業スピードはもっと下がってしまいなんと50%も増えます。作業時間が1.5倍にもなるということです。
単純作業をしている時にスマホを見ながらしている人がいますが、集中すればすぐに終わる仕事に対して1.5倍も余計に時間を費やしているということです。
さらには、 マルチタスクによりミスが起きる確率は1.5倍にもなります。

  • 生産性は40%下がる
  • 作業時間が1.5倍も増える
  • ミスも1.5倍に増える

マルチタスクの害は他にもあり、バカになってしまいます。マルチタスクはタバコや大麻の3倍も頭がバカになってしまうということが分かっています。具体的には IQ がマイナス15ポイントにもなります。
まだ他にもあります。スマホが視界に入るだけでも集中力は減り目の前のことに集中できなくなったり人の話が聞けなくなり人間関係まで悪くなってしまいます。
皆さんが人と会っている時に頻繁にスマホをチェックするのはもちろん、テーブルの上に置いているだけでもスマホに集中力を持っていかれてしまい相手の話が聞けなくなるということが起きます。

対策としては

メールや LINE は決められた時間だけにチェックするようにしてください。
僕も最初は3時間ごとにチェックすると決めてそれほど大事なメールはないと確認できたら5時間ごとにするというようにしました。僕でもそこから結局ダラダラと使ってしまうということがありました。
ではどうすればいいのかというと、自分にとって習慣的に望ましい行動を行なった後はLINE をチェックしてもいいというように決めてください。

マルチタスクはこんなにも脳に対して害があるということがはっきりわかっているわけです。自分の幸せを削ってまでしたいことなのかどうなのかということを考えてみてください。

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▶️https://www.nicovideo.jp/watch/1520324097

参考文献
https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0747563214005810
https://visual.ly/community/infographic/business/high-cost-multitasking?utm_campaign=website&utm_source=sendgrid.com&utm_medium=email
https://psycnet.apa.org/record/2013-00033-001

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